「時間に追われず計画的に仕事を進めたい。」そう願っている営業担当者は多いと思います。しかし、現実は、日々突発的な業務が発生し、今日やろうと思っていたことに手を付ける前に終業時間になってしまう…。そんな経験はないでしょうか。決められた作業を進める業務とは違い、営業は常に時間に追われ、毎日が忙殺されがちです。

しかし、一方で、自分で時間をコントロールし、定時に帰れる営業担当者もいます。このように時間管理がうまい営業担当者はどのように仕事をしているのか、そのポイントについてお話しします。

優先順位が適切に付けられていない

「タスクには優先順位を付けろ」と上司から言われている方は多いと思いますが、その優先順位の付け方が正しいかどうかを学んでいる人は少ないです。自分なりに優先順位を付けたものの、付ける方法を間違えると、結果的に非効率になってしまいます。

特に注意していただきたいのは「やりたい順番にタスクをこなす」ということです。やりたい順番が、必ずしもやるべき順番とは限りません。ここでの判断基準は、自分視点ではなく、店舗視点、顧客視点に立っているかどうかということです。周りの人が何を求めていて、どんな順番からこなしてほしいと思っているかを考え、優先順位を付けていくというのが、組織においては重要です。

目の前に来た仕事に取り掛かる

いつも忙しそうな人に共通するポイントに「依頼されたらすぐその仕事に取り掛かる」というものがあります。一見、依頼されたことに対してすぐ動くのは良いことに思えますが、そうではありません。

仕事に取り掛かる前に、俯瞰してタスクを見て、優先度を図る必要があるのですが、それをしないために、常に目の前の仕事に取り組んでしまうため、本来やるべき仕事をそっちのけにしてしまうリスクをはらんでいます。

タスクを俯瞰してみるポイントとしては、

• どんな背景で依頼がきたのか
• どんな目的と効果を期待されているのか
• いつまでの納期でやるべきなのか
• 自分ひとりでやるべきなのか、協力を仰ぐべきなのか、他者がやるべきなのか
• 想定される時間工数はどのくらいか

などを見極めて、いったん冷静に「今すぐやるべきか否か」を判断してから動くという意識を持つことが大切です。

対症療法的な業務の進め方

顧客からの問合せやトラブル対応に追われるタイプの方は、対症療法的な業務の進め方が自分を忙しくしている可能性が高いです。

• 問合せが来ない仕組みを作るにはどうしたらいいか？
• クレームが起こらないようにするには何をしたらいいか？

など、そもそも突発的な仕事がなるべく発生しないように仕組み化をしていく、未然防止をするという発想を持たなければ、いつまでたっても忙しいままです。

そのため、問合せを防ぐための資料作り等の先回りした施策を打っていくことが大切なポイントとなります。

次回以降のコラムでは、さらにタスクマネジメントを具体的に掘り下げて解説していきます。

弊社では、不動産営業担当者向けの実務者研修の他、幹部育成、新人育成なども行っています。トップ営業が実践している顧客対応のコツや、マーケティング知識の向上、離職率の低下など、現場で培った実践ノウハウを、講師が直接お伝えいたします。
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