タスクマネジメントのうまい営業担当が行っていること
計画的に仕事を進めるにはタスクマネジメントを上手に行うことが大切です。タスクマネジメントを日々の仕事の中に取り込むことで、納期や目の前の仕事に追われることが少なくなり、落ち着いてやるべき仕事に集中できるようになります。
今回はそのタスクマネジメントの基本について説明します。
日次、週次、月次などのタスクを押さえる
タスク漏れがよくある、納期に遅れることがよくあるという方はそもそもルーティンワークのタスクの管理ができていないことが多い傾向があります。これでは上司や顧客から信頼を得ていくことは難しいといえるでしょう。そのため、ビジネススキルの基本として必ず行っていきましょう。
このルーティンタスクの管理は、毎月のカレンダーに事前に繰り返し予定などで入れておき、やるべきことを忘れないようにしなければなりません。
まずは以下のように、一度自身のルーティンワークを思いつく限り書き出すことから始めましょう。
1．日次タスク・・・毎日やるべきこと
（1）メールチェック・・・1時間おきに毎時55分～00分の間に確認
（2）スケジュール確認・・・始業前に本日のスケジュールを振り返る
（3）営業日報作成・・・終業前30分～日報作成
2．週次タスク・・・毎週やるべきこと
（1）今週のKPI確認・・・今週のKPI達成状況の確認
（2）来週のKPI設定・・・今週の結果を踏まえた来週のKPIの修正版を作成
（3）週報の提出・・・上司へ週次報告書の提出
（4）連絡待ち顧客への連絡・・・折り返し待ち顧客へのリマインド連絡
3．月次タスク・・・毎月やるべきこと
（1）今月のKPI確認・・・今月のKPI達成状況の確認
（2）来月のKPI設定・・・今月の結果を踏まえた来月のKPIの修正版を作成
（3）月報の提出・・・上司へ月次報告書の提出
（4）連絡待ち顧客への連絡・・・折り返し待ち顧客へのリマインド連絡
（5）勤務表の提出
（6）経費精算の実施
上記のように、いつ何をするのかを洗い出し、そのタスクが何分かかるかも踏まえてスケジュールを押さえる癖をつけることで、タスク漏れを防ぐことができるようになります。
突発的なスケジュールが入ることを想定する
ルーティンワークをスケジュールに入れる際に気を付けておくべきことは、納期の日にタスク掛けをしないということです。その理由は、不動産営業は突発的な予定変更が多々あるからです。
このような突発的な事象は事前に予測が難しいため、例えば「今日はこの資料の期日だから今日中に終わらせるぞ」と思っていても、午前中に急な仕事が入ってしまい、予定していた資料作りができなくなる、ということが起こります。これではタスク管理をしていてもいつも納期に遅れてしまうため、タスク管理をしているとはいえません。
営業という仕事の性質上、突発的な仕事が入ることも事前に想定し、その突発業務が入っても納期に遅れないように早め早めにタスクをこなすことが求められます。そのため、納期の前日、もしくは前々日に終わるようなスケジュールを立てて、なにかトラブルがあっても遅れないようにする、という所までをスケジュールに入れておきましょう。
タスクマネジメントを忘れない
タスクマネジメントでよくあるのは、「タスクマネジメントをしないとダメだ！」と思い立ってタスク管理表等をつくったものの、その後、更新・運用管理をしていないということです。
これではいつまでも納期管理ができずに信用信頼を得ることはできません。だからこそ、タスクマネジメントをする時間を毎日、毎週確保することが何よりも大切です。
忙しいとどうしても後回しにしがち、忘れがちになるからこそ、タスクマネジメント時間の事前確保（スケジュールロック）を行っておいてください。そうすることで、結果的には業務効率が上がっていきます。
次回以降のコラムでも、タスクマネジメントのテクニックについて解説していきます。
弊社では、不動産営業担当者向けの実務者研修の他、幹部育成、新人育成なども行っています。トップ営業が実践している顧客対応のコツや、マーケティング知識の向上、離職率の低下など、現場で培った実践ノウハウを、講師が直接お伝えいたします。お困りごと、ご相談事項がありましたらお問合せください。
