タスクの遅延を起さないためのプラスαのテクニック
前回はタスクマネジメントについての基本についてお話ししました。今回は、そういったタスクマネジメントのレベルを、もうワンランクアップさせるためのテクニックを2つご紹介します。
不動産営業はタスクに追われる業種だからこそ、このタスク管理の手法をぜひ取り入れてください。
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タイムブロッキングの発想
タイムブロッキングとは、「時間を事前に押さえておく」という手法を指します。事務処理が終わらない、いつも納期が遅れるという場合、目の前にどんどん仕事が入って来るので処理が追い付いていない方が多いです。
そのため、「この時間は事務処理をするから他のことはしない」と、事前にスケジュールをブロックしておくことが大切です。
- 毎週この時間は〇〇をやる
- 朝の15分は〇〇をやる
など、ルーティンワークに自分の時間を確保しておくことで重要な仕事の処理が遅れるのを防ぐことができます。
ただし、店舗で電話が鳴ったら対応しなければなりませんし、飛び込みのお客様対応が発生するのも不動産営業の日常です。
その中でも
「この時間帯の電話が鳴っていないときはこの処理をする時間」
などと決めておくことで、目先で気になっている仕事などに振り回されることなく、自分が本当にやるべきことに集中することができます。
また、場合によっては、職場の仲間や上司の方との面談の中で、事前にこういう風に使って売上アップなどにつなげていくことを宣言し、協力を得ることも効果的です。
リマインドのタスク付け
もう一つ、会社で起こりやすいタスク遅延の原因は「他者に依頼したものが終わっておらず、進まない」というものです。
- お客様に依頼していたもの
- 事務スタッフに依頼していたもの
- 上司に依頼していたもの
等々、仕事を進める上では、周りの方のタスク遅延が起こらないように気を配っておくことも大切です。
よく、「〇〇さんに依頼したものが終わっていないので遅れます」などの報告をしている風景を見かけます。この場合、確かに依頼された人が納期を守らなかったことが遅延の原因ですが、依頼した側が進捗管理をしていないことも原因の一つです。
そのため、納期の前日やそれ以前に、依頼している人に対して「明日間に合いますか？」など、リマインドを兼ねて納期遅延がないかの確認をしておくことをお勧めします。リマインドを早めにすることで、遅延を事前に把握することもできますし、相手が思い出してくれたおかげで遅延が防げることもあります。
タスクの遅延はあなた自身も大変になりますし、その先の顧客などに迷惑をかけることにもつながります。たとえ自分が起因でない遅延でも顧客や取引先からの信用をあなたが失ってしまいます。そうならないためにも、周りの人のタスク管理も行っておきましょう。成果を出している営業担当者はそういった周囲への配慮までがうまい人です。ぜひ実践してみてください。
弊社では、不動産営業担当者向けの実務者研修の他、幹部育成、新人育成なども行っています。トップ営業が実践している顧客対応のコツや、マーケティング知識の向上、離職率の低下など、現場で培った実践ノウハウを、講師が直接お伝えいたします。
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