不動産の賃貸仲介業務における繁忙期は、普段よりも業務が忙しくなる分だけ、業績を拡大させるチャンスであるともいえます。しかし、きちんと準備を整えていなければ、かえってトラブルやミスを招いてしまいやすい時期でもあるため、注意が必要です。

繁忙期においてはどのようなミスを起こしがちであるのかを把握したうえで、事前にしっかりと対策を立てておきましょう。この記事では、繁忙期の賃貸仲介業務における必要な準備を解説します。

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賃貸仲介の繁忙期と閑散期

一般的に、賃貸仲介業務における繁忙期は毎年1～3月と9～10月であり、閑散期は5～8月だといえます。顧客からの問合せなどが少ない閑散期に、繁忙期に向けた準備を整えることが重要です。

閑散期をいかにうまく活用したかによって、繁忙期の成果も違ってくるといえる部分があるでしょう。定型業務の効率化・自動化や社員教育の徹底、ITツールの導入など比較的時間が取れる時期に社内改革を進め、業務フローなどを見直してみましょう。

繁忙期に気をつけておきたい点

繁忙期に気をつけておきたいポイントとして、時間的な余裕のなさから細かな顧客対応が難しい点が挙げられます。どのような部分に注意が必要であるかを見ていきましょう。

繁忙期でも丁寧な対応が必要

繁忙期だからといって、自社の都合ばかりで無理に商談を進めようとすれば、顧客からの信頼を損なってしまうことになるでしょう。来店した顧客を急かすような振る舞いは避け、丁寧に対応していくことが重要です。

すでに来店してもらえた時点で成約に結びつく可能性は高いので、顧客の要望や希望をしっかりと聞いて、条件に見合った物件を紹介していくことが大事です。繁忙期だからこそ、顧客とのコミュニケーションを重視できる体制を整えておくことが必要だといえるでしょう。

来店後のアフターフォローをきちんと行う

顧客が来店をして、内見や成約につながらなかったとしても、その後のアフターフォロー次第で流れは変わってきます。来店後の対応が良くないと、他店に顧客が流れてしまうこともあるので注意が必要です。

顧客が来店した後には、来店してくれたことに対するお礼と今後のスケジュールなどをメールや電話で伝え、顧客の希望に沿った物件の提案を行っていきましょう。丁寧な接客が結果的に、成約率を高めることを忘れないのが肝心だといえます。

成果を出すために押さえておきたいポイント

繁忙期にきちんと成果を出すために押さえておきたいポイントとして、接客業務の効率化が挙げられます。ただし、単に従業員数を増やせばよいというものではなく、従業員一人あたりで対応できる顧客数を増やしていくことが大事だといえるでしょう。

従業員一人あたりの対応数を増やすためには、定型業務の効率化や自動化が欠かせません。どのような点を押さえておけばよいかを解説します。

従業員一人あたりで対応できる顧客数を増やす

繁忙期に成果を上げたいからといって、人手を増やそうとすることは必ずしも得策ではありません。たしかに不足する人材を補充するのは必要なことではありますが、忙しい時期に都合よく求めている人材が応募してきてくれるわけではないといえるでしょう。

日本においては少子高齢化の影響から、どの業界においても慢性的な人手不足の課題を抱えています。そのため、募集をかけてもなかなか人材が集まらずに、繁忙期に向けた準備を整えられないという事態も招いてしまいがちです。

また、仮に必要な人材を確保できたとしても、閑散期になれば人的コストの負担が経営を圧迫する原因にもなりかねません。したがって、繁忙期に備えた準備としては、むやみに人を増やそうとするよりも、従業員一人あたりで対応できる顧客数を増やしていくことが大事だといえます。

定型業務の効率化・自動化

従業員一人あたりの対応できる顧客数を増やすには、ITツールを積極的に導入していくことが必要です。顧客からの問合せに対するお礼や物件の案内、来店するスケジュールの調整といった定型業務は、ITツールの活用によって効率化、自動化することが可能だといえます。

業務の効率化・自動化に地道に取り組むことによって、顧客一人ひとりに対して、よりきめ細かなフォローができるようになるでしょう。業務フローを洗い出して、マニュアル化し、どの担当者が対応しても同じ接客レベルを保てるような仕組みづくりを進めていくことが大事です。

業務のアウトソーシングも検討してみる

繁忙期に向けた準備は社内だけでなく、外部との連携による業務効率化を検討してみるのも一つの方法です。たとえば、営業担当者の業務負担を軽減するために、アポ代行を活用してみるのもよいでしょう。

社内で取り組む業務と外部に任せられる業務を切り分けて、既存社員が優先度の高いコア業務に注力できるような仕組みづくりを整えることが大切です。現場社員の声も聞きながら、何が必要であるかをよく見極めてみましょう。

ITツールと社員教育がカギ

繁忙期をトラブルなく乗り切るためには、比較的業務に余裕のある閑散期をいかに効果的に使うかが重要になります。閑散期に実施すべきことを解説します。

ITツールの導入

業務効率化や自動化のためにITツールを導入したとしても、従業員はすぐに使いこなせるわけではありません。繁忙期に入ってから導入したとしても、目先の業務に追われてしまい、なかなか使ってくれないといった事態も招きやすいものです。

こうした問題を回避するには、閑散期にITツールを導入して、テストを行っておくことが重要だといえます。また、必要に応じて社内講習会や研修会を行って、全員がITツールを使えるようにしておくことが大切です。

社員教育の徹底

繁忙期は会社全体が忙しいので、何かをじっくり教えるのが難しい時期だといえます。そのため、接客に関するマナーや成約に結びつけるためのノウハウなどは、閑散期にしっかりと教育を行っておく必要があるでしょう。

社員教育はすぐに成果につながるものではありませんが、顧客対応をきめ細かく行っていくには社員のスキルアップを図ることが欠かせません。閑散期には目の前の課題に対処するだけでなく、中長期的な視点で組織のあり方を見直していくことも大切です。

●記事のおさらい
​​​​​​​後に、今回の内容をQ&Aで確認しておきましょう。

Q：繁忙期に注意しておきたい点は？
A：繁忙期は時間的な余裕のなさから、細やかな顧客フォローが難しくなりがちです。丁寧な顧客対応を心がけ、来店後のアフターフォローをきちんと行って、成約に結びつけていきましょう。

Q：繁忙期に成果を出すためのポイントは？
A：繁忙期は普段以上に顧客からの問合せや来店が多くなる時期であるため、従業員一人あたりで対応できる顧客数を伸ばしていくことが大事です。ITツールなどを上手に活用して、定型業務の自動化に取り組んでみましょう。

Q：繁忙期をうまく乗り切るには？
A：繁忙期を問題なく乗り切るためには、比較的業務が落ち着いている閑散期にどのような取組みを行うかが重要です。ITツールの導入や社員教育などは閑散期に行い、繁忙期に備えた準備を整えておきましょう。

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