2021年5月に公布された『デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律』の施行に伴い、宅地建物取引業法や宅地建物取引業法施行規則などの一部改正が行われました。

2022年5月から、重要事項説明書・契約締結時書面・媒介契約締結時書面を、電子メール・Webページのダウンロード形式・USBメモリ等で交付して、電子契約することが可能です。

しかし、電子契約の導入を検討しているものの、「どのようなメリットがあるのだろうか」「導入する際の注意点を知りたい」という疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、不動産取引における電子契約のメリットと注意点について解説します。

なお、宅地建物取引業法の詳しい改正ポイントについては、こちらの記事で解説しています。

 ≫ 宅地建物取引業法の改正で電子契約開始！ 背景や改正内容を解説

（出典：国土交通省『不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります。』／デジタル庁『デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律』）

不動産取引を電子契約で行うメリット

不動産取引を電子契約で行うことによって、業務効率の向上やコスト削減、働き方改革の促進などのメリットが期待できます。

ここでは、不動産取引を電子契約で行うメリットについて解説します。

①業務効率の向上

電子契約が可能になることで、次のような作業が不要になり、業務効率を向上できます。

• 取引書面の印刷
• 記名押印
• 取引相手への郵送
• 取引書面の保管

また、メールやWebページからのダウンロードで書面をやり取りすることで、営業担当者・宅地建物取引士・取引相手との書面の受け渡しがスムーズになります。契約締結までの工程が短縮できれば、顧客満足度の向上も期待できます。

②コストの削減

電子契約を導入することで、ペーパーレス化によるコスト削減が可能です。

紙面でやり取りする場合、紙代・印刷代・印紙税・郵送費などが発生しますが、電子契約であればこのようなコストはかかりません。

また、書面の封入やファイリングなどの作業に費やしていた労力・時間の削減にもつながります。

③書類保管スペースの縮小

電子契約の場合、取引書面を電子ファイルに保存することで、物理的な保管スペースを圧迫せずに済みます。

不動産取引に関する各種書類は一定期間保存する必要があるため、紙面で取引する場合は、契約のたびに書類の量が増えてしまいます。

電子契約であれば、クラウド上やパソコン内、USB内に保存して、書類保管のためのスペースを縮小することが可能です。また、目的の文書やデータをパソコンで検索して探し出せるのもメリットです。

④働き方改革の促進

電子契約の導入によって、勤務する場所の制約がなくなるため、働き方改革の促進につながることが期待できます。

IT重説（※）に加えて、法改正によって契約書や重要事項説明書への記名押印が不要になるため、自宅で契約業務を行うことが可能です。

その結果、営業担当者や宅地建物取引士がテレワークを行えるようになり、不動産会社での働き方改革を促進できます。また、非対面での接客が可能になるため、新型コロナウイルス感染症の対策にもつながります。

※IT重説とは、テレビ会議などのITを活用して行う重要事項説明のこと。

電子契約を導入する際の注意点

電子契約は、業務効率化やコスト削減、働き方改革の促進などのメリットがありますが、導入時にはいくつかの注意点もあります。

ここでは、不動産取引に電子契約を導入する際の注意点について解説します。

①取引相手へのIT環境の確認

電子契約を導入する際は、取引相手に対して、適切なIT環境があるか事前に確認しておくことが重要です。

賃貸借契約・売買契約において電子契約を実施するには、パソコンやタブレットなどのデジタル端末、インターネットの接続環境が必要になります。

特に高齢の方の場合、ITをうまく使いこなせなかったり、紙の契約書がないことで不安を覚えたりする方もいると考えられます。

トラブルを防止するためには、以下のことを確認しておくことが大切です。

▼IT環境に関する確認事項

• 電子データによる書面交付の対応可否、文字の見やすさ
• IT重説を実施する端末やソフトウェア、アカウントの有無、OSの対応可否
• 映像や声を確認できるディスプレイの大きさ・機能・解像度など

電子契約を拒否される、またはデータを閲覧できない等のトラブルが生じた場合は、電子交付・IT重説を中止して、紙面での対応に切り替えることができます。

（出典：国土交通省『重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル』）

②セキュリティ対策の実施

オンライン上でやり取りする電子契約では、データ改変の防止や、ネットワークの安全性を高めるためのセキュリティ対策を講じる必要があります。

取引書面を電子交付する際は、電子署名やタイムスタンプを用いて、データが改変されていないか確認できる措置を取ることが望ましいといえます。

また、IT重説はインターネットに接続した状態で行うため、OSや回線に対するセキュリティの確保も大切です。データの情報漏洩を防ぐためには、不特定多数の人が契約書類の閲覧・持ち出しをできないようにする措置も欠かせません。

▼電子契約のセキュリティ対策例

• 電子署名やタイムスタンプ機能が備わった電子契約ツールを活用する
• OSのセキュリティサポートが行われているツールを利用する
• データの閲覧権限を適切な範囲に設定する

セキュリティ対策に懸念がある場合は、セキュリティ対策を十分に行ってから電子契約に移行させることが重要です。

（出典：国土交通省『重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル』）

③社内・社外体制の整備

電子契約を導入するにあたって、社内や関連会社との実施体制を整えておくことも欠かせません。

不動産取引では、顧客だけでなく、保証会社や損害保険会社など複数の関係者とのやり取りが必要になります。電子契約に対応していない部署や関連会社がある場合、オンラインで契約業務を完結することは困難です。

電子契約を本格的に運用するためには、社内の業務フローの見直しをはじめ、関連会社にも電子契約への対応を要請することが重要です。

▼社内・社外体制を整備するための取組み

• 電子契約に対応できるように社内研修を実施する
• 社内の業務フローを再構築する
• 関連会社と連携して、電子契約ができる環境・体制を構築する

まとめ

この記事では、不動産取引の電子契約について、以下の項目を解説しました。

• 不動産取引を電子契約で行うメリット
• 電子契約を導入する際の注意点

電子契約が可能になることで、業務の効率化やコスト削減、働き方改革の推進につながることが期待されます。

取引相手とのトラブルを防いで、円滑に電子契約を行うには、ITに不慣れな方への配慮やセキュリティ対策、社内・社外体制を整備することが必要です。

今回挙げた注意点を踏まえたうえで、電子契約に必要なツールの選定や、業務フローの見直しなどを図ってはいかがでしょうか。

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