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不動産業界において、顧客管理はミスの許されない業務です。顧客管理はExcelだけでなく、CRM（顧客管理システム）でも管理できます。本記事では、顧客管理に関するExcelとCRMツールを紹介します。

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顧客管理はExcelとCRMはどちらがよい？

顧客管理はExcelとCRMでできます。どちらが向いているのでしょうか。 結論から言うと、どちらにもメリットがあります。

「絶対によい」と言い切れるものはありません。 Excelは、他の業務にも使え、汎用性が高い点が魅力です。CRMは顧客管理専用に作られたシステムであり、Excelよりも管理がしやすいといえ、情報の安全確保にも役立ちます。 最初はExcelを導入し、より高い機能が必要になればCRMを導入することをおすすめします。

顧客管理にExcelを使うメリット・デメリット

顧客管理ツールとしてExcelを利用するメリットとデメリットを紹介します。

メリット 汎用性が高い

Excelのメリットは汎用性の高さです。
Excelは顧客管理以外にもさまざまな用途がある表計算ツールなので、他の業務にも利用できます。シート同士を連携させれば他の業務もまとめて行えます。

Excelは操作のハードルが低く、事務経験があれば誰でも使えます。不動産の知識を持たない新入社員や中途入社の人に教える際にも困りません。

そのほか、Excelは多くのフォーマットに対応しています。他の機能との連携が強みです。

デメリット 容量が大きい

Excelで顧客管理を行うデメリットには、ファイル容量の大きさが挙げられます。

Excelは、文字の色分けや罫線の追加などができます。しかし、このような装飾もデータとして保存するため、ファイル容量が大きくなります。あまりにも容量が大きいと、パソコンの動作に影響が出るでしょう。業務に差し支えが生じるおそれもあります。

デメリット 管理しにくい

Excel単体は使いやすいツールです。ただし、Excelは複数アカウントで並行して操作ができません。顧客管理業務の担当者が複数人いると、業務効率が大幅に悪くなるでしょう。

Excelで管理をすると、1つのパソコン上に顧客データを保存することになります。漏洩やハッキングのリスクが高まります。

顧客管理にCRMを使うメリット・デメリット

顧客管理にCRMを利用するメリットとデメリットを紹介します。CRMは顧客管理専門のツールであり、さまざまな機能がついています。

メリット 顧客情報を活用しやすい

CRMを利用する最大のメリットは、顧客情報の活用のしやすさです。

​​​​​​​CRMには、顧客情報の保存や確認だけでなく、情報の分析や活用に関するサポート機能がついています。
例えば、提案物件の検索やメール作成、対応履歴の登録などがあります。
このような機能をうまく使えば、業務の効率化やお客さま対応の品質向上が見込めるでしょう。

メリット 情報を共有しやすい

CRMは、情報を社内で共有しやすいツールです。

多くのCRMは、複数人での同時使用や更新ができます、商談履歴や個人情報はクラウドに集約され、引き継ぎの際に役立ちます。こうした情報共有の面での利点はCRMのメリットです。

メリット 他のツールと連携できる

CRMは、他ツールとの連携機能があります。

例えば、物件管理ツールと連携して顧客の需要を可視化できるでしょう。他のツールのデータと合わせれば、経営戦略にも大いに役立ちます。

SNSと連携してメッセージを配信できる機能を持つCRMもあります。顧客に情報を伝えれば、契約成立の可能性が高まるでしょう。

デメリット 費用がかかる

CRMの導入におけるデメリットは費用です。Excelは、導入費用がほとんどかかりません。 CRMの導入コストは、サービスや製品により異なります。費用を抑えたい場合は、クラウド型のCRMの導入がおすすめです。

CRMでできること

CRMではどのようなことができるのでしょうか。

CRMの目的は顧客情報の管理で、顧客の状況を瞬時に確認できます。多くのCRMには、登録情報を基に営業やマーケティングをサポートする機能が搭載されています。そのほか、メッセージ送信機能や顧客との関係維持に関する機能がついている製品もあります。

CRMを選ぶときのポイント

CRMを選ぶときのポイントを紹介します。自社に合ったものを選べば、業務の効率化が見込めます。

オンプレミス型かクラウド型か

CRMには「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。
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オンプレミス型はサーバーを自社で用意するCRMです。自由に機能をカスタマイズできます。一方、自社でサーバーを用意するため費用がかさみます。
クラウド型は、サービス側が用意しているサーバーを利用します。自社でカスタマイズはできません。サーバー構築が要らず、スマホからでも簡単にアクセスできる点は魅力です。

目的とする機能が備わっているか

CRMを導入する際は、目的を明らかにしましょう。サービスを選びやすくなります。
情報管理や素早い参照が目的なのか、それともデータの集計や分析などの副次的機能まで求めるかにより、選ぶ製品は変わります。効率化したい業務を整理してからツールを選ぶと、自社に合うCRMがわかるでしょう。

誰でも使えるシンプルなツールか

CRMは、使いやすさが非常に大切です。新しいツールの導入後は、社員に使い方を覚えてもらう必要があります。社員全員が使うツールは、使い方を教える時間や手間を念頭に置いて選びましょう。

まとめ

今回の記事では、不動産業界の顧客管理ができるExcelとCRMを比較しました。
CRMの導入を検討する場合、導入コストや使いやすさが気になるでしょう。CRMはオンプレミス型とクラウド型で導入費用が異なります。人手不足や業務効率の悪さなどの問題を抱えるときは、ぜひCRMの導入を検討してください。

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