今回は、不動産会社の業務のなかでDXツールに頼るべき業務とその具体的な活用方法についてお伝えします。職業柄、複数の不動産会社の業務を見ていますが、その業務効率は各社によって大きく異なります。とある会社では、残業も少なく生産性が非常に高い一方で、別の会社では残業が多く、生産性も低いことがあります。

この大きな違いは、DXツールを導入し、うまく運用できているかどうかが鍵となります。今回紹介するDXツールが有効活用できるか検討してみてください。

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賃貸仲介業務における入力業務

賃貸仲介業務において、かなり業務時間が取られてしまうもののひとつとして、物件入力があげられます。たとえば、ひとつの物件情報を複数のポータルサイトに入力する場合は、それぞれのサイトに入力する必要から入力作業が複数回発生し、多くの時間を取られてしまいます。

さらに、物件の図面を確認しながら入力していくので、こちらもそれなりに時間を取られます。このような業務の効率化を図るツールとして、コンバーター機能があります。コンバーターシステムに一度入力することで、そのデータを複数のポータルサイトに展開することができます。

さらに掲載可能な物件データを入力ツールに自動反映させ、入力の手間を省くツールもあります。こうしたツールを導入することで、仲介業務の多くの時間を取られていた物件入力の手間を省くことができます。

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賃貸仲介業務における物件ピックアップ

また先程紹介した物件入力をする掲載物件自体のピックアップ業務もかなりの時間を要してしまいます。この業務時間を短縮するために、業者間サイトのどの物件が掲載可能かを把握でき、そして対象である新着物件の情報をいち早く知らせるツールがあります。

物件ピックアップは、反響を獲得するうえで非常に重要な業務です。新着の物件情報や掲載可能物件の情報をいち早く取得することで、反響数の増加が見込まれます。

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賃貸管理業務におけるオーナーレポート

毎月オーナーに提出する報告書類は、不動産管理会社によって異なります。家賃明細、送金額のみオーナーに送る管理会社もあれば、かなり細かい管理状況、修繕状況を報告する管理会社もあります。

オーナーに対する報告があまりにも情報量が少なすぎると、管理会社に対するオーナーの信頼度は落ちていきます。逆にたくさんの情報を詰め込み、それをまとめたレポートを送ることは、オーナーにとっては喜ばしいことですが、月末の業務が逼迫してしまいます。

こうした管理会社の課題を解決する方法のひとつとして、オーナーアプリがあります。オーナーアプリでは、家賃明細の報告や管理状況などをクラウド化することで、報告業務の軽減が可能になっています。このオーナーアプリを導入することで、管理業務の大幅な軽減に成功した管理会社の事例はいくつもあります。

管理物件の収支管理

管理物件の収支管理をエクセルなどで行っている管理会社も多いですが、入出金管理ができる会計ソフトや、銀行口座と連携できる賃貸管理ソフトを導入することで、経理業務が大幅に軽減ができるようになります。

以前までは、口座の入金情報を知るために各銀行通帳を記帳し、エクセルの管理表と通帳の入金額を見比べ、入金チェックをしていた管理会社が多かったですが、管理物件が増えてくるとこの確認に膨大な時間を要していました。

現在、多くの管理会社が、会計ソフトや賃貸管理ソフトで収支管理を行うようになっています。管理会社は、管理戸数が100戸程度を超えた段階でこうしたシステム導入を検討したほうがよいでしょう。管理物件が増えるにつれエクセルだけでの収支管理だと経理業務が逼迫していきますので、ぜひ検討してみてください。

自動追客

仲介業務であれば、問合せをした顧客に対して定期的にメールやチャットなどで追客を行います。また管理業務であれば、ターゲットとなるオーナーに対してのアプローチ、既存のオーナーや入居者に対しての定期的な情報発信をしていく必要があります。これらをすべて手動で行い、メールやチャットを定期的に発信し続けるのは、かなり負担が重くなります。

こうした業務に対して、仲介業務では自動追客システム、管理業務ではメール同時配信サービスなどがあります。こちらも収支管理のシステム導入と同様に、件数が少ない場合はあまり負担は少ないものの、件数が多くなると業務が逼迫していきます。業務が逼迫した際に、「その業務をやらない」のか「システム化し業務負担を軽減する」のかの2択になります。当然、後者を選び定期的なアプローチを行ったほうが長い目で見た場合、事業は発展していきます。

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オンライン重説

現在は、多くの不動産会社でオンライン重説が導入されています。実際にオンライン重説を導入している不動産会社にヒアリングをすると、時間効率がかなり良くなったという意見を多く聞きます。

対面で重要事項説明を行う場合は、顧客と日程調整をしなければいけません。そうなると、どうしても土日に重説を行うことが多くなり、不動産会社側からすると新規顧客の接客機会が失われることがあります。

まだオンライン重説を導入されていない不動産会社は、ぜひ導入を検討してみてください。顧客の利便性だけではなく、自社の業務効率も大きく改善します。

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査定業務

少し前まで査定業務は不動産会社でも、時間のかかる業務のひとつでした。過去の成約事例を調べ、周辺の相場、現在の該当物件の募集条件、そして近隣の物件の募集条件を調べ、最適な価格を導き出し、査定書にまとめる作業は、案件数が増加するとかなり時間が取られる業務のひとつでした。しかし、現在は成約事例や現在の募集状況を一瞬でデータで取りまとめ、最適な募集価格を導きだす査定ツールが開発されています。さらに、そのデータをしっかりとした査定書として、出力することができます。

もちろん、最終的な査定価格はしっかりと自社で判断したうえで提案しなければいけませんが、それでもある程度の調査や価格は導き出すことができます。今後も、データが溜まるにつれこの査定ツールの精度は上がっていくでしょう。今後、売買物件取得、管理物件取得を強化したい不動産会社のなかで、査定ツールを導入していない不動産会社は、ぜひ導入を検討してみてください。

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各種提案書作成業務

不動産会社では、さまざまな提案書を作成します。売却物件の買取提案書、家主に対しての管理物件獲得提案書、大規模修繕の提案書、物件取得の提案書など多くの提案書があります。こうしたさまざまな提案書をテンプレート化し、必要項目を入力するだけで、見映えの良い提案書にすることができるツールもあります。ひとつひとつの提案書をゼロから作るのは、かなり手間のかかる作業です。社内で提案をする機会が多い事案に対しては、こうしたツールを導入することで、大幅に業務時間を削減することができます。

顧客データ分析

最後に顧客データ分析の紹介です。これまでに成約した顧客などを細かく分析することで、今後の営業の打ち手を検討したり、営業手法を見直すことができます。ただ、現実的に顧客データをエクセルデータなどに入力し、分析をするのは、かなり手間がかかります。

こうした手間を軽減するために顧客データの分析ツールを使用します。顧客データをこうしたツールに入力することで、リアルタイムで顧客データを分析することができます。実際にデータ分析をツールを利用して継続的に行い、売上を大きく向上させた不動産会社は多く存在します。ぜひ、売上向上施策のひとつとしてこうしたデータ分析ツールを導入してみてもよいでしょう。

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このように業務を軽減し、かつ営業効率、業務効率を上げるツールが大きく販売されています。ぜひ、現在の業務を見直したうえで、必要なツールの導入を検討してみてください。ひとつのツールの導入で、自社の業務改善に成功することが多々あります。参考にしていただけましたら幸いです。

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