不動産会社では、広告掲載や物件の問合せ対応、内見、商談、契約書の作成などさまざまな業務が発生します。

業務が多岐にわたることから、「定型業務の負担が大きく、コア業務に充てる時間が少なくなる」「社内での情報共有が円滑にできず、商談機会の損失や業務ミスが発生している」といった課題がある会社も多いのではないでしょうか。

このように煩雑化・複雑化している不動産会社の業務全般を効率化するために、不動産業務支援システムを活用することが有効です。

この記事では、不動産業務支援システムの概要をはじめ、導入メリット、選び方について解説します。

不動産業務支援システムとは

不動産業務支援システムとは、不動産の賃貸・売買仲介や賃貸管理に関わるさまざまな業務を支援するためのシステムです。

定型業務をデジタル化・自動化できるため、人力や紙媒体で行ってきた業務を効率化して、売り上げアップにも貢献することが期待されます。

不動産業務支援システムには、以下のような機能が備わっています。

▼不動産業務支援システムの主な機能

不動産業務支援システムの導入メリット

不動産業務支援システムを導入することで、次のようなメリットが期待できます。

業務の効率化

不動産業務支援システムを導入すると、賃貸・売買仲介業務や賃貸管理業務のなかで定型的に行ってきた業務をデジタル化・自動化できるため、業務の効率化につながります。

業務をデジタル化・自動化する例として、以下が挙げられます。

▼賃貸・売買仲介業務

• 新着物件・情報更新物件をいち早く洗い出して物件の入力・提案にスムーズに対応する
•  物件情報を複数ポータルサイトに一括掲載して、1件ずつ手作業で登録・更新する手間を省く
• 物件確認電話の自動応答や内見予約の自動受付を導入して、電話対応にかかる時間・労力を削減する
• フォーマットに基づく物件情報入力や図面作成によって、作成時間を削減または属人化を解消する

▼賃貸管理業務

• 入居者の賃貸借契約の情報をシステムで一元管理して、契約更新や入退去管理を効率化する
• 家賃の収納・オーナー請求などの入金状況を管理して、経理業務を効率化する

情報共有の円滑化

不動産業務支援システムでは、顧客情報や物件情報、契約情報などを一元管理できるため、社内の担当者間での情報共有が円滑化するといったメリットもあります。

営業担当者や事務担当者などで円滑な情報共有ができるようになると、物件情報の更新・追客漏れを防いで、契約機会の損失を防止できます。

また、契約に関する紙書類の受け渡しやExcelへの手入力作業がなくなるため、紛失や入力ミスによるトラブルを防ぐことも可能です。

集客数の向上

不動産業務支援システムの導入によって、集客数の向上につながることも期待できます。

不動産業務支援システムには、新着物件・情報更新物件を洗い出して物件入力・物件提案を加速させるシステムや、物件情報を複数のポータルサイトに一括掲載できるシステムなどがあります。

競合他社よりも先に物件情報を配信することで、物件探しをしている多くのユーザーと接点を持ちやすくなります。

また、物件データとホームページを連動させて、物件名で検索したユーザーをホームページに誘導するといったアプローチを行うことで、集客数の向上が図れます。

成約数の向上

不動産業務支援システムを導入して、きめ細かな顧客フォローができるようになると、成約数の向上が期待できます。

不動産業務支援システムのなかには追客機能が付いたシステムがあります。ポータルサイトの反響情報を顧客情報管理のデータベースに自動で取り込んで、メールでの追客を自動化することが可能です。

迅速な追客を行うことで、メールを開封・返信してもらえる可能性が高まり、来店予約・内見予約につながりやすくなります。また、来店予約・内見予約を自動化できれば、問合せがあった顧客の取りこぼしも防げます。

サービス品質の向上

不動産業務支援システムを活用することで、顧客からの問合せ対応を漏れなく迅速に行えるようになり、サービス品質の向上につながります。

たとえば、Web接客・内見予約・電子契約などを導入すると、顧客が不動産会社に電話で問合せたり、来店したりする時間・労力を削減できます。このように物件探しを効率的に行えるようになることは、顧客にとってもメリットとなります。

不動産業務支援システムの選び方

不動産業務支援システムは、不動産業の業務全般に対応していますが、搭載されている機能はシステムによって異なります。

システムを導入する際は、自社での業務領域（賃貸仲介・売買仲介・賃貸管理）を踏まえて、必要な機能が備わったものを選ぶことが重要です。

現状の業務課題を洗い出して、導入目的を明確にすることで、どのような機能が必要かを整理しやすくなります。たとえば、「事務作業を効率化してコア業務に注力したい」「情報共有をスムーズにして社内全体の営業力を高めたい」などの導入目的が考えられます。

また、機能面だけでなく、操作性やほかのシステムとの連携性、カスタマイズの可否、料金体系なども比較しておくことがポイントです。

まとめ

この記事では、不動産業務支援システムについて以下の内容を解説しました。

• 不動産業務支援システムの概要
• 不動産会社への導入メリット
• 不動産業務支援システムの選び方

不動産業務支援システムには、不動産賃貸・売買仲介や賃貸管理におけるさまざまな業務を支援する機能が備わっています。システム導入で業務の効率化や情報共有の円滑化が図れるほか、きめ細かな顧客対応が可能になることで、集客数・成約数・サービス品質などの向上が期待できます。

自社の業務課題や業務領域を踏まえたうえで、必要な機能を備えたシステムを選ぶことも重要です。また、操作性やほかのシステムとの連携性なども含めて比較検討することがポイントです。

煩雑化する賃貸・売買仲介や賃貸管理の業務に課題を抱えている会社においては、不動産業務支援システムを取り入れてはいかがでしょうか。

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なお、不動産業界におけるDXについては、こちらで詳しく解説しています。

 ≫ 不動産業界にDXが必要とされる理由とは？ 役立つツールも解説