賃貸仲介業務における繁忙期は、多くのお客様に来店していただける一方で、注意をしておかなければさまざまな失敗が起こりやすいタイミングでもあります。一つのミスが会社の信頼を大きく損なってしまう場合もあるため、事前にどのような点に気をつければよいかを把握しておくことが大事です。

繁忙期にありがちな失敗を把握していれば、事前に対策を立てることもできるでしょう。この記事では、賃貸仲介業務における繁忙期のミスや対策を解説します。

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繁忙期に起こりがちなミスの例

そもそも、不動産の賃貸仲介業務における繁忙期とは、新年度を控えた1～3月頃の引越しシーズンが該当するといえるでしょう。進学や就職など、新生活を始められる方が多い時期なので、必然的に賃貸仲介業務も忙しくなります。

既存物件の退去の対応や、新規顧客への提案などが重なる時期であるため、通常よりも業務量が多くなってしまいがちです。また、1～3月ほどではなくても、9～10月も企業の転勤などが行われる時期であるため、忙しくなりやすい傾向が見られます。

そうした繁忙期に起こりがちなミスとして、次のような点が挙げられます。

上記はあくまで一例ではありますが、いずれもミスが起こることで、顧客からの信頼を損ねてしまうので注意が必要です。連絡のミスやスケジュールの調整がうまくいかないと、顧客に迷惑をかけてしまうことになるため、信頼を取り戻すには多大な時間と労力が必要になるでしょう。
 
また、SNSの時代であるため、悪い印象を持たれてしまうとその情報がWeb上に拡散してしまい、他の顧客の評価も下げてしまうことになりかねません。忙しいからといって業務が属人化してしまうと、担当者自身が気づかない部分も多くなるため、ミスをチームでカバーしていくなど、体制づくりが欠かせないといえます。

繁忙期で抱えやすい悩み

繁忙期は不動産の賃貸仲介業務に携わる人全員が忙しい時期ではありますが、それぞれの立場によって、抱えている悩みは異なるものです。どのような悩みを抱えてしまうのかを解説します。

営業担当者

まず営業担当者ですが、繁忙期はいつも以上に売上に対するプレッシャーが強い時期だといえます。売上目標に到達するかどうかといった点は、営業担当者にとって大きな関心事であり、プレッシャーを感じやすいでしょう。

過度にプレッシャーを感じてしまえば、本来のパフォーマンスを発揮できないだけでなく、無理な成約につなげようとしてトラブルを起こす原因にもなります。また、ミスが増えてしまうことでその対応に追われ、業務時間も長くなってしまいがちです。

そして、繁忙期は既存物件の退去の処理と新規顧客への提案が重なる時期であるため、何かと事務処理に時間を取られてしまいがちにもなります。次から次に押し寄せてくる対応への疲労感が蓄積すると、仕事に対するモチベーションが低下してしまいがちです。

宅地建物取引士（宅建士）

繁忙期における宅建士は、重要事項説明書の作成やその説明に相当な時間を割かなければならない部分があるでしょう。業務の負担を減らそうと宅建士の資格を持つ人を多く雇おうとすれば、それだけ人的コストがかかってしまうので注意が必要です。

その他

繁忙期は入居希望者が増える時期であるため、内見に同行するスタッフの数や車両の手配などがうまくいかないこともあります。スタッフや車の数が足りないからといって、内見の予約を数日先に延ばすというわけにもいかないでしょう。

物件の案内や成約までに結びつけるための行動はスピード重視な部分があるため、あまり悠長に構えてしまうと、せっかくの契約を取り逃がしてしまうことにもなりかねないので注意が必要です。

繁忙期のトラブルを回避するための対策

繁忙期に起こりやすいトラブルを回避するために、いくつかの対策が挙げられます。どのような対策があるのかを見ていきましょう。

ITツールの導入を検討し、定型業務を自動化する

賃貸仲介業務を効率化するための一つの方法として、ITツールの導入を検討してみることが挙げられます。ツールを通じて顧客情報を蓄積していくことで、スムーズできめ細かい対応が行えるようになるはずです。

また、顧客情報を共有化すれば、他の担当者が対応したときにもそれほど大きな違いが出てこないといえます。それぞれの事案を個別に対応するのではなく、あらかじめ対応マニュアルを整備しておくことによって、クレームなどにも迅速に対応できるでしょう。

業務負担を軽減するには、いかにして定型業務を自動化するかといった視点を持つことが重要でもあります。

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宅建士の業務負担を軽減する

宅建士の業務負担を軽減するために、重要事項説明書の作成をアウトソーシングする方法があります。外部の宅建士に作成を外注することによって、社内の宅建士の負担が軽減できるはずです。

また、IT重説を活用してオンラインで重要事項説明を行うのも一つの方法だといえるでしょう。オンライン上でやりとりを行うことによって、接客業務の負担を軽減することにつながります。

内見に関する業務の見直しを行う

繁忙期に内見のための車両が不足する恐れがあるときは、タクシーをうまく活用してみるのもよいでしょう。タクシー会社とあらかじめ契約を行って、車両が不足しそうなときだけ、タクシーを活用してみることも検討してみてください。

また、内見をVRで行ってみるのも、顧客にとってもメリットは大きいといえます。繁忙期に限らず、遠方に住んでいる顧客を開拓することにもつながるため、使い方次第で業績アップにもつながるはずです。

​​​​​​​閑散期における事前準備が大切

繁忙期の業務負担を軽減するためには、事前に対策や準備を整えておく必要があります。いざ忙しくなってから業務を改善しようとしても、目先の業務の処理に追われてしまい、なかなか手がつけられないというのが現実的なところです。

そのため、比較的時間に余裕のある閑散期（5～8月）に必要な準備を整えておくことが大切だといえます。また、これまでと業務フローが変わってくる部分もあるため、あわせて社員教育も行っていく必要があるでしょう。

●記事のおさらい
最後に、今回の内容をQ&Aで確認しておきましょう。
 
Q：繁忙期に起こりがちなミスは？
A：「お客様の予約を忘れていた。メールや電話の返信を忘れていた」「書類作成におけるミス」「書類の送付先を誤ってしまった」などが挙げられます。いずれも、顧客からの信頼を大きく損なってしまうので注意が必要です。

Q：繁忙期のトラブルを回避するには、どうすればいい？
A：繁忙期を問題なく乗り切るためには、まずITツールを活用した定型業務の自動化が挙げられます。加えて、重要事項説明書の作成や内見などをアウトソーシングすることも検討して、できるだけ業務負担の軽減につながる施策を実行してみましょう。

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