不動産会社が直面しやすい課題の一つに、「人手不足による組織力の低下」が挙げられます。労働人口の減少により人材獲得の競争率は年々高まっているため、人員を確保するのに難航してしまうケースも少なくありません。

人手不足を解消するには、人材採用に力を入れるとともに、業務そのものの効率化を進めることも重要です。この記事では、不動産業界におけるDXによる業務効率化の重要性と、関連するツールの選び方について解説します。

 ≫ 【調査結果】不動産業界のDX推進に対する実態調査の結果を公開

 ≫ 人材を定着させるには？ 不動産業界における人材育成の課題と解決法

不動産の業務を効率化するメリット

不動産の業務は多岐にわたるため、効率化が実現されれば大きなメリットをもたらします。ここでは、不動産会社が業務効率化に力を入れるメリットを3つのポイントに分けて見ていきましょう。

コスト削減につながる

不動産の業務で、特に効率化の優先度が高いとされるのが書類の作成や管理です。これらの作成やデータの入力などをアナログで行っている場合、紙を用意・管理するコストが発生するとともに、必要以上に業務負担を膨らませる原因となります。

システムの導入によってペーパーレスを実現できれば、消耗品費を大幅に削減することが可能です。また、業務効率が上がれば、短時間で多くのデータを入力・管理できるため、人件費の削減も期待できます。

従業員定着率の向上が見込める

業務の負担が軽減されれば、残業や休日出勤の予防につながり、従業員満足度も向上させやすくなります。特に不動産業界では、繁忙期に業務負担が集中し、従業員の心身ともに大きな負荷をかけてしまうのが課題といえます。

不動産会社における離職は、こうした過度な負担の発生が原因の一部となっている可能性もあるかもしれません。効率化によって業務時間が短くなれば、従業員の離職が予防され、自然と会社全体の定着率も向上していくことが期待できるでしょう。

時間のゆとりが生まれれば、社内でのコミュニケーションも活性化していくため、組織への帰属意識も育まれやすくなるでしょう。

顧客満足度の向上が期待できる

業務が効率化されれば、それまでと同じ人員でもより質の高いサービスを提供できるようになります。時間のゆとりが生まれることで、顧客データの分析や余裕のある接客が行えるため、全体としてのパフォーマンスは大きく向上するでしょう。

また、オンライン内見やIT重説といった方法で効率化を実現できれば、顧客にとって現地へ足を運ぶ手間が省けるため、サービスの利便性をさらに向上させられます。

DX化によって効率化できる業務

不動産業務を効率化するには、ITツールの導入などによって社内DXを実現するのが基本です。ここでは、業務効率化ツールを用いて、具体的にどのような業務が改善されていくのかを見ていきましょう。

書類作成

不動産業務において、膨大な書類作成は業務の負荷を増大させる主要な原因ともいえます。ITツールを用いれば、「不動産査定書の作成」や「物件情報の作成」「間取り図の作成」などが簡単に行えるようになり、大幅に業務のスピードが向上します。

また、広告を作成する際にも、システム内のテンプレートや過去のデータを活用すれば、クオリティの高い成果物を簡単に出力することが可能です。

オンライン集客・追客

不動産会社にとって、Webを使ったオンライン集客・追客は特に重要な施策となります。一方で、オンライン集客を行うには、「ホームページの運営」「物件情報などの更新」「SEO（検索エンジン最適化）対策」「データ管理・分析」といった幅広い業務をこなす必要があります。

これらの業務をすべて自力で進めようとすれば、膨大な時間と労力がかかり、ますます従業員の負担が大きくなってしまうでしょう。ITツールを用いれば、「ホームページ運営のサポート」「データの管理・分析」「SEO対策」などをより手軽かつ効率的に行うことができます。

 ≫ 売却反響の追客力を上げるオススメツール5選！

物件の維持・管理

不動産管理を行う場合には、物件の定期的な検査や修繕、設備の管理などを行う必要があり、これらの業務でも多くのデータが発生します。ITツールを用いれば、備品の発注や設備交換の時期・費用などをまとめて登録でき、情報共有もスムーズに行えます。

過去のデータにアクセスすれば、修繕の履歴も一目瞭然であるため、入居者やオーナーからの問合せにもすぐに対応可能です。

業務効率化のツールを選ぶときのポイント

不動産の業務効率化に役立つツールにはさまざまな種類があります。ツールによって使える機能や最適な事業規模、コストなどが大きく異なるので、自社と相性の良い製品を見極めることが大切です。

ここでは、導入するツールを見極めるうえで、特に重視すべきポイントをご紹介します。

導入目的と用途を明確にする

ITツールにはさまざまな種類があるため、目的が曖昧なまま導入すると、「必要以上の機能がそろっていて使いこなせない」「不要な機能に多くのコストを支払っている」「現場の従業員に使ってもらえない」といった失敗につながります。まずは、自社の業務プロセスを丁寧に洗い出し、どの業務を効率化すべきなのかを明らかにしましょう。

そして、ツールの活用によって改善できるかどうかを慎重に見極めたうえで、初めて導入に踏み出すのが基本です。

オンプレミス型とクラウド型のどちらが良いかを見極める

社内のIT環境を構築する際には、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つのパターンが考えられます。オンプレミスとは、ハードウェアやソフトウェアを自社で保有し、効率・管理する形態です。

オンプレミス型のツールは、対象の製品を購入してからは基本的に費用が発生しない、「買い切り型」となっています。それに対して、クラウド型は外部の事業者が提供するインフラをインターネット経由で利用する方法であり、サーバーやシステム構築に必要なソフトウェアなどはすべて事業者側から提供されます。

オンプレミス型はカスタマイズしやすく、セキュリティ上の安心感が高いのがメリットである一方、初期導入コストが高く、運用を開始するまでに時間がかかってしまうのが難点です。それに対して、クラウド型は導入コストが安く、定期的にアップデートされていくため、最新のニーズにも対応してもらいやすいのがメリットです。

どちらが導入に適しているかは、会社の実情によっても異なるので、両者の違いをきちんと理解したうえで判断することが大切です。

サポート体制をチェックする

ツールの導入時には、提供している企業のサポート体制もチェックしておくと安心です。使用時にエラーやトラブルが発生したときには、業務に支障をきたす前に対応してもらう必要があるので、こまやかなアフターフォローをしてくれる企業のツールを選ぶといいでしょう。

操作性をチェックする

社内でITツールを活用するうえでは、現場の従業員による理解と協力も欠かせません。はじめて導入する際には、ITに不慣れな従業員でも安心して使いこなせるように、シンプルかつ直感的に操作できるものを選ぶのがおすすめです。

また、あまりにもツールが多機能だと、使用時に混乱を招きやすいので、必要最低限のものに絞り込むのも一つの方法です。そのためにも、前述のように導入目的と用途の明確化は重要な下準備といえるでしょう。

業務を効率化してコア業務にリソースを充てよう

不動産業務の効率化では、主に事務作業やデータ入力のような定型業務を対象とします。これらの業務を効率化することによって、本来力を入れるべきコア業務に注力するというのが、DXの理想的な方向性といえるでしょう。

たとえば、顧客と直接的に関わる営業や対応などの業務は、積極的にリソースを割くべきであるといえます。一方、書類作成やデータ処理などはあまり状況に変動のない定型業務であり、ツールの導入によって比較的簡単に効率化が実現可能です。

組織全体のパフォーマンスを高め、従業員の負担を軽減させるには、コア業務とノンコア業務を選別することが第一歩となります。自社の業務フローを改めて見直し、現場の責任者や従業員にも意見をもらいながら、無理のない効率化を着実に実現させていきましょう。

●記事のおさらい
最後に、今回の内容をQ&Aで確認しておきましょう。

Q：不動産業務を効率化する重要性とは？
A：業務効率化の目的には、大きく分けて「コスト削減」「顧客満足度の向上」「従業員の離職の予防」の3つがあります。これらを同時に実現させるためには、ITの活用による無理のない業務効率化が必要不可欠といえます。

Q：不動産会社がITツールを導入するときの選定基準は？
A：まずは自社の業務プロセスを見直し、ツールを導入する目的と用途を明らかにしましょう。そのうえで、ツールの運営方式や操作性、サポート体制の充実度などをもとに、相性の良いツールを絞り込んでいくことが大切です。

 ≫ 【不動産会社向け】はじめての電子契約サービス導入におすすめのツール